Est-ce une bonne habitude de ne pas prendre quelques euros de plus par participant pour pallier les dépenses imprévues ? Et de répercuter la (les) gratuité(s) obtenues en déduction du prix de séjour payé par les participants ?
Non ! L’intention est louable, consentir le tarif le plus avantageux aux participants, mais n’est pas sans risque. Une ou des annulation(s) peuvent entraîner la perte d’une ou plusieurs gratuité(s), voire du tarif groupe, entraînant mécaniquement une perte, voire un déficit. De même, des imprévus peuvent survenir au cours du voyage et entraîner les mêmes conséquences. Nous avons eu le cas de séjours déficitaires, les organisateurs ayant trouvé délicat de solliciter les participants pour un complément de prix.
• Nous vous conseillons donc de prendre quelques euros par participant, non pas pour faire du bénéfice, mais afin de de constituer une petite réserve financière au fil des séjours pour tout imprévu financier. Ce petit surplus financier pourra être ensuite utilisé par exemple pour un pot lors d’une soirée photos après séjour, pour l’achat d’un appareil photo, etc.
• Pour les mêmes raisons, nous vous invitons à ne pas répercuter la (les) gratuité(s). Elles peuvent alors contribuer à un « matelas de sécurité » ou être octroyées au(x) responsable(s) du séjour afin de le(s) valoriser et le(s) remercier de son(leur) leur investissement bénévole (sur place et en amont lors de l’organisation du séjour).
